الإدارة كنشاط بشري منظم تتكون من العديد من الأنشطة الفرعية كالتخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة، وكلها تستوجب وقتا
إن إدارة الوقت عبارة عن تكامل وتناسق مجموعةڨث٣ من الأدوات التي تمكنك من تخصيص مورد الوقت بما يتناسب مع أهمية المهام المطلوب تنفيذها
يزيد من أهمية الوقت أن أي نشاط أو تصرف بشري من المستحيل ألا يتطلب وقتا وإن استغنى عن بعض العناصر الأخرى
مبدأ إعادة تحليل الخطة وإجراء التعديلات اللازمة: ينبغي إعادة تحليل توزيع الأوقات الزمنية في الخطة وكيفية استخدامها
مبدأ مراجعة تنفيذ الخطة ومتابعة استمرارية تنفيذها: تحديد النتائج المتوقعة ومقارنتها بما يتم إنجازه بعد التنفيذ
مبدأ التفويض أو المساعدة: تحديد الأعمال التي يمكن أن يساعدك بها الآخرين
مبدأ تخصيص الوقت حسب الأولوية: بعد كتابة الأعمال المطلوب القيام بها في الخطة اليومية لابد من ترتيبها حسب أولويتها
مبدأ التخطيط اليومي: من الضروري القيام بالتخطيط اليومي بعد انتهاء كل يوم، بحيث يتلاءم التخطيط مع الأهداف والمهام
مبدأ تحليل الوقت: تحليل الوقت يتخذ شكل جدول يكتب فيه الفرد نشاطاته اليومية مع أوقاته
تقسيم العمل: كل الأعمال المتشابهة يمكن أن تجمع معا في وقت واحد وتنفيذها مجتمعة
من مظاهر عدم القدرة على التعامل مع الوقت كثرة المقابلات أو المواعيد التي تضطر إلى إلغائها أو تأجيلها أو تلك التي لا طائل من ورائها
من مظاهر عدم القدرة على التعامل مع الوقت كثرة أيام العمل التي تلاحظ فيها أن إنتاجيتك كانت أقل من اللازم
من السهل إلقاء اللائمة على الآخرين أو على الظروف، لكنك المسؤول الوحيد عن وقتك، أنت الذي تسمح للآخرين بأن يجعلوك أداة لإنهاء أعمالهم
هل تعلم أن كل ساعة تقضيها في التخطيط توفر عليك ما بين الساعتين إلى أربع ساعات من وقت التنفيذ؟!
إن إدارة الوقت عبارة عن تكامل وتناسق مجموعة من الأدوات التي تمكنك من عدم تقبل المبالغة في تحملك لأعباء عمل إضافية
إن تقسيم المهام إلى قطع صغيرة أو ما يسمى خطة العمل يساعدك على تنظيم وقتك
أرسم منحنى نشاطك، وحدد وقت الذروة في نشاطك، ثم أعد توزيع أعمالك حسب النتيجة
تحديد أهداف قابلة للقياس وواقعية وواضحة يساعدك دائما على اختصار الكثير من الوقت والجهد
تنظيم الوقت يساعدك على التخفيف من الأزمات التي تمر بها وفوق ذلك يساعدك على الاستعداد لها وتوقعها فتخف بذلك الأزمات وتنحصر في زاوية ضيقة
حينما تشك في أمر معين من الأسهل أن تقول "لا" في الوقت الراهن مع إمكان تغيير رأيك فيما بعد وليس العكس
أخبر الطالبين أنك تستطيع قبول طلبهم هذه المرة ولكن سلهم كيف يمكن تنفيذ الأمر بشكل أفضل في المرات القادمة
إذا اضطررت لقبول مهمة إضافية وافق مع ضرورة أن تتحكم في توقيت ومدة التنفيذ
لإدارة الاجتماعات بفاعلية: أرسل مذكرة تأكيد الحضور وجدول الأعمال لمن وافق على الحضور
لإدارة الاجتماعات بفاعلية: قم بالتذكير بالموعد سواء من خلال مكالمة يقوم بها مساعدك أو من خلال تحادثك شخصيا مع الذين وعدوا بالحضور
لإدارة الاجتماعات بفاعلية وباعتبارك رئيس الجلسة فإن إعداد جدول الأعمال مقدما سيساعدك في تحديد العناصر المطلوب مناقشتها
لإدارة الاجتماعات بفاعلية عليك أن تبدأ المقابلة ببعض الإعلانات المبسطة لتنشيط المجموعة
عليك بإزالة كل ما على درج مكتبك من عناصر ولاحظ أن كلا منها قد يشوش اهتمامك حوالي خمس مرات في المتوسط يوميا
تغاضى عن كل المستندات قليلة الأهمية ولاحظ أن حوالي 85% من المستندات التنظيمية لا تتطلب سوى النظر فيها مرة واحدة
خصص وقتا للتعامل مع العمل الورقي مع مراعاة ألا يكون من ضمن الوقت المخصص للأعمال ذات الأولوية الأولى
ركز على استخدام الرفوف والدواليب المفتوحة لحفظ الملفات وميزها بالعلامات الدالة على ما بها لأن ذلك يوفر 25% من وقت الوصول إليها
تأكد أنك تعطي لنفسك الوقت الكافي لتنفيذ قائمة المهام وأن تأخذ في الاعتبار ما قد يحدث لك من مقاطعات أو إزعاج أثناء العمل اليومي
خصص بعض الوقت لذاتك للاسترخاء بهدوء وخطط للوقت الذي تمارس فيه هواياتك ولا تعمل في الإجازة
الخطط والجداول ليست هي التي تجعلنا منظمين أو ناجحين، فكن مرنا أثناء تنفيذ الخطط
